Privacybeleid

Mijn Levenskluis ("wij", "ons", "onze") respecteert de privacy van haar gebruikers. Dit privacybeleid beschrijft welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij ze beschermen en welke rechten je hebt. Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Mijn Levenskluis is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via dit platform. Voor vragen over dit beleid kun je contact opnemen via info@mijnlevenskluis.nl.

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: e-mailadres, wachtwoord (versleuteld door onze authenticatiedienst), naam en geboortedatum.
• Uitvaartwensen: ceremonietype, muziekkeuzes, locatievoorkeuren, kledingvoorschriften, cateringwensen.
• Opbaringswensen: locatie, kleding, bezoekersbeleid, balsemvoorkeuren.
• Gastenlijst: naam van een genodigde en één contactgegeven per genodigde.
• Persoonlijke brieven: inhoud van brieven aan dierbaren en eventueel één bijgevoegde foto per brief.
• Herinneringen: beschrijvingen, jaartallen en eventueel één bijgevoegde foto per herinnering.
• Digitaal erfgoed: namen van diensten, gebruikersnamen, kosten en opzeggegevens van abonnementen en accounts. Wachtwoorden slaan wij bewust niet op.
• Vaste lasten en abonnementen: naam van de partij, bedrag, betaalfrequentie en opzeginformatie.
• Financiële gegevens: naam van de bank en het soort rekening of product. Wij slaan bewust geen rekeningnummers (IBAN) of inloggegevens op.
• Wonen: woonsituatie, hypotheek- of huurgegevens op hoofdlijnen en verzekeringsgegevens.
• Voertuigen: merk, type, kenteken en bijbehorende verzekerings- of leasegegevens.
• Zakelijke gegevens: bedrijfsinformatie, contactpersonen, KvK-nummers, beheerinstructies.
• Vertrouwde personen: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, relaties.
• Nalatenschapswensen: namen en relaties van ontvangers, beschrijvingen van goederen.
• Kinderen: voogdijvoorkeuren, opvoedwaarden en een omschrijving van karakter en dagritme. Wij vragen bewust geen gezondheidsgegevens van kinderen.
• Testament- en levenstestamentvoorbereiding: executeurgegevens, notarisgegevens, wensen en aandachtspunten.
• Documentgegevens: gegevens die uit een geüpload document worden gehaald, zoals polisnummers, verzekeraars en bedragen. Het geüploade bestand zelf wordt direct na de scan verwijderd.
• Notities: vrije notities die je binnen het platform maakt.
• Foto's: je profielfoto, één optionele foto per herinnering en per brief, een foto van een nalatenschapsitem en een foto van gewenste kleding bij de opbaring. Foto's zijn optioneel en ons advies is om foto's zonder herkenbare andere personen te gebruiken.
• Technische gegevens: IP-adressen en user-agents worden vastgelegd bij beveiligingsrelevante gebeurtenissen (inloggen, MFA-wijzigingen, sessie-timeouts, toegangsaanvragen) ten behoeve van audit trails en fraudepreventie.

Wij vragen nergens gericht om bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens, geloof of seksualiteit, en er is bewust geen medische sectie binnen het platform. In vrije velden zoals notities, brieven en herinneringen bepaal jij zelf wat je schrijft; het kan dus voorkomen dat je daar zelf bijzondere persoonsgegevens in opneemt. Die gegevens worden met dezelfde versleuteling en zorg bewaard als alles in je kluis. Documenten die je uploadt voor een scan worden na verwerking direct uit de opslag verwijderd; alleen de gegevens die je zelf bevestigt, blijven versleuteld bewaard.

Binnen jouw account kun je gegevens vastleggen over andere personen, zoals vertrouwde personen, ontvangers van brieven, personen op je gastenlijst en gewenste voogden. Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met jou na te komen. Wij verwerken van deze personen uitsluitend de gegevens die jij zelf invoert, waaronder:

• Namen en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer).
• Relatie tot jou.
• Eventuele rollen (vertrouwenspersoon, executeur, voogd).
• Inhoud van persoonlijke brieven gericht aan deze personen.

Jij bent als gebruiker verantwoordelijk voor het informeren van deze personen dat hun gegevens in jouw Levenskluis worden opgeslagen. Bij het toevoegen of wijzigen van een vertrouwde persoon moet je dit verplicht bevestigen. Aanvaardt een vertrouwde persoon de rol, dan worden diens naam, relatie en e-mailadres zichtbaar voor de andere vertrouwde personen, en andersom. Wie de rol niet aanvaardt, deelt en ziet deze contactgegevens niet.

Je wijst in totaal 2 tot 5 vertrouwde personen aan. Jij bepaalt handmatig per sectie wie na jouw overlijden welke gegevens mag zien. Het aanvaarden van de rol geeft nog geen toegang tot je kluis. Wij verwerken toegangsaanvragen als volgt:

• Je wijst per sectie vertrouwde personen aan. Wij waarschuwen wanneer minder dan twee personen aan een sectie zijn gekoppeld. Na goedkeuring zien zij uitsluitend de secties die je vooraf aan hen hebt toegewezen.
• Toegang na overlijden: een vertrouwd persoon dient een aanvraag in met de volledige naam, geboortedatum en het e-mailadres van de overledene, plus een officiële akte of uittreksel van overlijden, A-verklaring of andere geschikte artsenverklaring.
• Iedere aanvraag wordt handmatig gecontroleerd. Bij twijfel kunnen wij aanvullende informatie vragen en, als dat nodig en toegestaan is, contact opnemen met de arts die de verklaring heeft ondertekend.
• Een tweede vertrouwd persoon moet de aanvraag bevestigen (vier-ogen-principe) voordat toegang wordt verleend.
• Is er aantoonbaar geen tweede vertrouwde persoon beschikbaar, dan ontstaat nooit automatisch toegang. De aanvrager wordt persoonlijk begeleid en er worden aanvullende controles uitgevoerd voordat wij een besluit nemen.
• Als kluiseigenaar ontvang je bij iedere aanvraag direct een e-mail, zodat je bezwaar kunt maken bij een onterechte aanvraag.
• Toegang is uitsluitend leesrecht, tijdelijk en verloopt automatisch na 90 dagen (3 maanden).
• Wij leggen vast welke vertrouwde persoon welke sectie heeft ingezien.

Wij verwerken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanbieden en verbeteren van onze diensten.
• Het veilig opslaan van jouw laatste wensen en belangrijke gegevens.
• Het beheren van toegang door vertrouwde personen, per sectie en met jouw toestemming.
• Het verwerken van nabestaandenaanvragen, de verificatie daarvan en het verlenen van tijdelijke, gecontroleerde toegang.
• Het informeren van jou als kluiseigenaar wanneer er een toegangsaanvraag wordt ingediend, zodat je bezwaar kunt maken.
• Communicatie over je account en dienstverlening (inclusief maximaal twee herinneringsmails per jaar).
• Het afhandelen van contactverzoeken en klachten.
• Het verwerken van partnerprogramma-aanmeldingen.
• Het verzenden van nieuwsbrieven (alleen met jouw toestemming).
• Het naleven van wettelijke verplichtingen.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van: (a) jouw uitdrukkelijke toestemming (bijv. nieuwsbrief, cookietoestemming), (b) de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Mijn Levenskluis (bijv. accountbeheer, opslag van wensen), (c) onze gerechtvaardigde belangen bij het verbeteren en beveiligen van onze diensten (bijv. audit logging, analytics), en (d) wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht).

Wij nemen uitgebreide beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens te beschermen:

• Versleuteling: Gevoelige gegevens worden in jouw browser versleuteld met AES-256-GCM voordat ze worden opgeslagen. Dit geldt onder meer voor brieven, herinneringen, notities, uitvaart- en opbaringswensen, gastenlijst, kinderen, huisdieren, testament- en levenstestamentgegevens, zakelijke instructies, documentgegevens, telefoonnummers en je persoonlijke bericht.
• Sleutelbeheer: De sleutel wordt afgeleid met PBKDF2 (310.000 rondes) uit sleutelmateriaal dat per gebruiker apart is opgeslagen en alleen na verificatie van jouw ingelogde sessie wordt uitgeleverd. Het sleutelmateriaal is niet rechtstreeks vanuit de applicatie leesbaar.
• Row-Level Security (RLS): Elke gebruiker heeft uitsluitend toegang tot zijn eigen gegevens op databaseniveau.
• Toegang per sectie: Vertrouwde personen zien uitsluitend de secties die jij voor hen hebt vrijgegeven. Dit wordt op de server afgedwongen, niet alleen in de weergave.
• Beveiligde verbindingen: Alle communicatie verloopt via TLS/HTTPS. Data is versleuteld in rust (AES-256).
• Tweestapsverificatie (2FA): Beschikbaar via TOTP voor gebruikers en verplicht voor beheerders, in combinatie met een beperkte lijst toegestane IP-adressen voor het beheerpaneel.
• Wachtwoordbeveiliging: Wachtwoorden worden gecontroleerd tegen bekende datalekken. Een minimale lengte van 10 tekens met letters, cijfers en speciale tekens is vereist.
• Sessiebeveiliging: Sessies worden automatisch beëindigd na 4 uur inactiviteit en hebben een maximale duur van 24 uur. Bij uitloggen of timeout wordt het authenticatietoken expliciet verwijderd.
• Audit logging: Beveiligingsrelevante gebeurtenissen worden gelogd, inclusief welke vertrouwde persoon welke sectie heeft ingezien.
• Rate limiting: Publieke formulieren en toegangsaanvragen zijn beschermd tegen misbruik via serverzijdige rate limiting.
• Bot-bescherming: Honeypot-technologie en tijdgebaseerde validatie blokkeren geautomatiseerde aanvallen.
• HTTP-beveiligingsheaders: X-Frame-Options (DENY), X-Content-Type-Options (nosniff) en een Content Security Policy (CSP) beschermen tegen clickjacking en cross-site scripting (XSS).
• Toegangslinks: Toegangstokens voor nabestaanden worden uitsluitend als SHA-256-hash opgeslagen en verlopen automatisch.
• Foto's en bestanden: alle foto's staan in afgeschermde opslag. Ze zijn niet publiek benaderbaar en worden alleen getoond via tijdelijke, ondertekende links aan jou en aan de vertrouwde personen met toegang tot die sectie.
• Regelmatige audits: Wij voeren periodieke beveiligingscontroles uit.

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij:

• Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten (bijv. hosting, opslag via EU-gebaseerde infrastructuur).
• Wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bijv. op verzoek van justitie).
• Jij hier uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven (bijv. toegang door vertrouwde personen via het nabestaandenportaal).

Onze hostingpartners zijn gevestigd binnen de EU/EER en voldoen aan de AVG. De partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken zijn IT- en hostingleveranciers, e-maildienstverleners, analysedienstverleners na toestemming (Google Analytics), betalingsdienstverleners en een AI-dienst. Die AI-dienst (de AI-gateway van ons ontwikkelplatform Lovable, die modellen van Google gebruikt) zetten wij in voor twee dingen: het uitlezen van documenten die je zelf uploadt om velden in te vullen, en de hulpassistent op de site. De tekst van zo'n document of chatbericht wordt daarvoor naar die dienst gestuurd. Het geüploade bestand zelf verwijderen wij direct na het uitlezen. Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen geen persoonsgegevens met advertentienetwerken voor gepersonaliseerde advertenties.

Organisaties kunnen zich aanmelden voor ons partnerprogramma. Bij aanmelding verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam en contactgegevens van de contactpersoon.
• Organisatienaam en type.
• Website-URL.
• Eventuele berichten bij de aanmelding.

Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de samenwerking, dan wel 2 jaar na de aanmelding indien er geen samenwerking tot stand komt.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Accountgegevens en inhoud: zolang je een actief account hebt. Na een door jou bevestigd verwijderverzoek verwijderen wij je account en bijbehorende gegevens als één geheel, zo snel mogelijk, behalve gegevens die wij wettelijk langer moeten bewaren.
• Wanbetaling: na het verlopen van de betaalperiode bewaren wij de kluis nog 2 maanden. Binnen die periode kun je opnieuw betalen en volledige toegang herstellen. Daarna wordt het account definitief verwijderd, met uitzondering van gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt.
• Geüploade documenten: het bestand wordt direct na de scan verwijderd. Alleen de eruit gehaalde gegevens blijven versleuteld bewaard.
• Foto's: zolang het bijbehorende item bestaat. Vervang of verwijder je een herinnering, brief of item, dan wordt de foto direct uit de opslag verwijderd.
• Nabestaandentoegang: 90 dagen (3 maanden) na goedkeuring. Daarna vervalt de toegangssleutel definitief.
• Verwijdering na overlijden: direct na afloop van alle toegangsperiodes van 90 dagen wordt de kluis definitief verwijderd. Dit gebeurt niet automatisch, maar na twee afzonderlijke beheerdersgoedkeuringen. Er geldt geen extra bewaartermijn.
• Contactverzoeken: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• Nieuwsbriefabonnees: tot het moment van afmelding.
• Partnerprogramma: gedurende de samenwerking of 2 jaar na aanmelding.
• Fiscale gegevens: 7 jaar conform wettelijke bewaarplicht.
• Audit logs: maximaal 2 jaar voor beveiligingsdoeleinden.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: Je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens.
• Recht op overdraagbaarheid: Je kunt je gegevens in een gangbaar formaat opvragen (JSON-export is beschikbaar in je dashboard).
• Recht op beperking: Je kunt verwerking laten beperken.
• Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken: Je kunt eerder gegeven toestemming altijd intrekken.

Verzoeken kun je indienen via info@mijnlevenskluis.nl. Wij kunnen je vragen om je te identificeren om er zeker van te zijn dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan. Wij reageren binnen 30 dagen. Deze termijn kan worden verlengd met maximaal twee maanden bij complexe of meerdere verzoeken. Wij stellen je hiervan tijdig op de hoogte.

Wij gebruiken functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform. Daarnaast gebruiken wij Google Analytics (GA4) om anonieme bezoekersstatistieken te verzamelen. Analytische cookies worden pas geplaatst nadat je daar via de cookiemelding toestemming voor hebt gegeven; wij werken met Google Consent Mode v2, waardoor er zonder toestemming geen identificeerbare gegevens naar Google gaan. IP-anonimisering staat aan en wij delen geen gegevens met Google voor advertentiedoeleinden. Wij gebruiken geen marketing- of advertentiecookies. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen. Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid aan te passen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met een bijgewerkte datum. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je per e-mail. Wij raden je aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@mijnlevenskluis.nl. Wij behandelen elke klacht zorgvuldig en koppelen het resultaat aan je terug. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).